ห้างสรรพสินค้า Market Cielo

 แผนกบุคคล มีหน้าที่ดังนี้

-การจัดสรรหาพนักงานเข้ามาทำงานให้เหมาะสมตามความต้องการขององค์กรหรือแต่ละแผนกและการทำสัญญาการจ้างทำงานโดยยึดหลักนโยบายของบริษัทและความพึงพอใจของพนักงาน

-การบริหารค่าแรง สวัสดิการ ประกันสังคม ภาษี

-การจัดทำแผนการอบรมพัฒนา ทำสถิติความต้องการในการจัดอบรม การหาและกำหนดตัวของวิทยากรที่ให้ความรู้

-ประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ในการปรับค่าจ้าง

-สรุปยอดการปฏิบัติงานของการบริหารงานบุคคลประจำปี

ปัญหาของแผนกบุคคลคือ

1. การจ่ายเงินเดือนพนักงานตกหล่น เพราะสวัสดิการแต่ละคนไม่เท่ากัน

2. ตรวจสอบวันลา หยุดของพนักงานทำได้ยาก

3. ไม่ทราบเวลาเข้า –ออกของพนักงานเพราะต้องเขียนอย่างเดียวง่ายต่อการปลอมแปลงลายเซ็น

ฝ่ายงานธุรการ

แผนกประชาสัมพันธ์ มีหน้าที่ดังนี้

   -ดำเนินการประชาสัมพันธ์ทั้งภายนอกและภายในของบริษัทรับเรื่องร้องเรียนจากลูกค้าและพัฒนาและติดตามลูกค้าทางโทรศัพท์และทางจดหมายสื่อสารและประชาสัมพันธ์ให้ลูกค้าทราบข่าวสารของบริษัท

ปัญหาของแผนกประชาสัมพันธ์คือ

1.การติดต่อสื่อสารขัดข้องเพราะลูกค้ามีจำนวนมากและบางครั้งลูกค้าได้มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยไม่แจ้งให้ทราบทำให้ไม่สามารถติดต่อลูกค้าได้

2. สื่อสารกับลูกค้าไม่เข้าใจ

แผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ มีหน้าที่

-ดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า

- สั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า

-Support หน่วยงานต่างๆ ให้สามารถดำเนินกิจกรรมได้

ปัญหาของแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ

1.ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยากเนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

2. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้

3. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไม่เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร

4. การสต็อกสินค้าไม่เพียงพอ

5. จัดหาวัตถุดิบไม่ได้ตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ

6.วัตถุดิบบางตัวมีราคาค่อนข้างสูง ทำให้ไม่ต้องตามเป้าหมายที่วางไว้

ฝ่ายปฏิบัติการ

แผนกงานขาย/การตลาด มีหน้าที่ดังนี้

-วิเคราะห์วางแผนกำหนดกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย พร้อมทั้งรายชื่อลูกค้าเป้าหมายในแต่ละกลุ่มและกำหนดเป้ายอดขายในแต่ละกลุ่มลูกค้าที่มีความเป็นไปได้ให้กับฝ่ายขายไปดำเนินการ

-วิเคราะห์วางแผนจัดการใหม่การส่งเสริมการขายด้วยการวางแผน เข้าร่วม โครงการกิจกรรม การประกวดผลงาน หรือผลิตภัณฑ์ที่หน่วยงานหรือองค์กรต่างๆจัดใหม่ขึ้นในแต่ละปี

-วิเคราะห์วางแผน และดำเนินการสร้าง สื่อโฆษณาประชาสัมพันธ์และเผยแพร่โฆษณา PR ไปยังสื่อต่างๆ

-วิเคราะห์วางแผน กำหนดเป้าหมาย และดำเนินการสร้าง ตัวแทนจำหน่ายและผู้สร้างระบบ (Implementor) ในแต่ละช่องทางจัดจำหน่าย สำหรับลูกค้ากลุ่มเป้าหมายแต่ละกลุ่มเพื่อให้ได้ยอดขายตามที่กำหนด

ปัญหาของแผนกขายคือ

1. เอกสารมีจำวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ซึ่งมีเอกสารดังนี้

                1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า

                1.2 เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

1.3 เอกสารเกี่ยวกับ สินค้า

2. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อนเนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้งแต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้ง ทำใหม่เอกสารซ้ำซ้อน

3. ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์ลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ

4. เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

หน้าที่ฝ่ายเทคโนโลยี

ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศทำหน้าที่ดูแลรับผิดชอบงานให้บริการเทคโนโลยีสารสนเทศแก่ฝ่าย         ต่าง ๆ ดูแลระบบเครือข่ายจัดการฐานข้อมูล ตลอดจนแก้ไขปัญหาต่าง ๆ  ที่เกิดจากเครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์โปรแกรมและเครือข่ายเพื่อให้ฝ่ายต่าง ๆ สามารถใช้เทคโนโลยีในการดำเนินงานและให้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งการฝึกอบรมเพื่อส่งเสริมการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศแก่ผู้ปฏิบัติงาน ให้สามารถใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปัญหาด้านเทคโนโลยี

1.ด้านบุคลากรด้าน it อาจมีการเปลี่ยนแปลงทางด้านบุคลากรก่อนทำให้ค้นที่เข้ามาใหม่ไม่ทราบเกี่ยวกับระบบเทคโนโลยีทั้งหมดต้องเสียเวลาในการเรียนรู้

2.ด้านผู้ใช้งาน อาจจะไม่เข้าใจวิธีการทำงานของ ระบบงานมีปัญหานิดหน่อยก็ต้องให้เจ้าหน้าที่มาดูให้ซึ่งจะทำให้เสียเวลา

 ปัญหาระหว่างแผนก

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกประชาสัมพันธ์
            - บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากประชาสัมพันธ์ไม่แจ้งยอดของบประมาณในการประชาสัมพันธ์
ปัญหาแผนกบัญชีกับแผนกบุคคล 
            - ฝ่ายบัญชีไม่ทราบชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เนื่องจากฝ่ายบุคคลไม่แจ้งให้ถี่ถ้วน
            - บัญชีและการเงินจะไม่สามารถจ่ายเงินเดือนให้พนักงานไม่ได้ หากแผนกบุคคลไม่แจ้งชั่วโมงการทำงานของพนักงานให้ทราบ
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย
            - ถ้าการขายแจ้งยอดการสั่งซื้อสินค้า ยอดขายสินค้าไม่ถูกต้องทำให้ฝ่ายบัญชีเกิดความผิดพลาดไปด้วย
            - บัญชีและการเงินไม่สามารถประเมินยอดขายสินทั้งหมดได้ แล้วสรุปยอดทั้งหมดได้ เนื่องจากฝ่ายขายไม่ส่งยอดมาให้

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกบัญชี
            - บุคคลจะได้รับเงินไม่ถูกต้อง หากบัญชีและการเงินจ่ายเงินมาให้ไม่ครบถ้วน
            - ฝ่ายบุคคลไม่ได้รับการลดหย่อนภาษีที่ถูกต้อง

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกประชาสัมพันธ์
            - การขายอาจจะมียอดขายต่ำหากไม่ได้รับประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมและทั่วถึง

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกบุคคล
            -การขายไม่สามารถทำได้ หากไม่มีพนักงานขาย

  

สรุปปัญหาทั้งหมด

14.       แต่ละฝ่ายไม่ให้ความร่วมมือทำให้การติดต่อแต่ละฝ่ายไม่ราบรื่น

15.      ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้
16.      ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ

ระบบที่จะนำมาแก้ปัญหา

1. ระบบบัญชี
2. ระบบงานบุคคล
3. ระบบจัดซื้อ
4. ระบบจัดเก็บข้อมูล
5. ระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้า

ตารางแสดงรายการ การทำงาน  (Functions) ทางธุรกิจทั้งของบริษัท

ตารางเมตริกซ์  Information System –to-Objectives

จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดของโครงการที่ต้องการพัฒนาและผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ      ระบบงานบัญชี กับ ระบบการขาย  แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกพัฒนาโครงการ ระบบการขาย เพราะตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัท ได้ผลประโยชน์มากที่สุด เป็นระบบที่บริษัทต้องการพัฒนามากที่สุด  และยังเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนได้และปฏิเสธโครงการพัฒนาระบบงานบัญชีเนื่องจากใช้งบประมาณในการพัฒนาสูงกว่า 

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบการขายมาใช้งาน

หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือไม่สามารถตรวจเช็คจำนวนสินค้าที่เหลือและยังมีปัญหาการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล ตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการโดยมี

แนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทางคือ       

                        1. จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป

                           2. จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                 ทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

         ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 5 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 220,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

                                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตาราง  ต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน)   ดังตารางต่อไปนี้

ตารางการเปรียบเทียบการให้คะแนนทั้งสามแนวทาง

 อธิบาย Context Diagram




                                        หน้าต่างรายชื่อลูกค้า สามารถเพิ่มข้อมูลและค้นหากข้อมูลลูกค้าที่ต้องการได